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近年、リモートワークや在宅ワークが一般的になる中、サテライトオフィスを利用する企業も増えています。
本記事では、サテライトオフィスとは一体何なのか、メリット・デメリットと併せて解説していきます。ぜひ、この記事を参考にしてみてください。
Contents
サテライトオフィスとは、本社以外の場所に設置されたオフィスのことです。
本社を中心にして、衛星（サテライト）のように周囲に位置するオフィスという意味からこの名前がつけられました。
働き方改革の推進、コロナウイルス感染症の流行により、リモートワークや在宅ワークが普及したため、サテライトオフィスの需要も高まっているのが近年の傾向です。
一口にサテライトオフィスといえど、大きく3つの種類に分かれています。各種類を解説していきましょう。
都市型サテライトオフィス
都市型サテライトオフィスとは、交通アクセスの良い主要拠点に設置されるオフィスです。地方に本社のある企業が設けることが多く、都市部の営業拠点として利用する目的が大半を占めています。
営業社員がクライアント訪問から本社に戻る際の移動時間を削減するために活用されており、本社とは全く別の機能を持たせた部署として利用している企業もあります。
利用目的は企業によって様々で、グループ企業の社員のために本社内に設置されることもあり、これは社員の無駄な作業の削減や災害時のBCP対策（事業継続対策）に役立ちます。
郊外型サテライトオフィス
主に都市部に本社のある企業が、郊外に構えるオフィスとして利用しています。郊外に本社とは別のオフィスを設け、社員の通勤時間や通勤費用の削減をするのが主な目的です。
本社ではなく郊外のオフィスに出勤可能になることで、育児や介護をしている社員はライフワークバランスがとりやすく、社員の離職率の低減にも繋がることが期待されています。
地方型サテライトオフィス
地方在住の優良な人材確保や新事業拡大などの目的を期待し、主に都市に本社のある企業が、地方の遠隔地にオフィスを構えます。
地方型サテライトオフィスの中には、古民家を活用した個性的なものもあり、都会生活に疲れた社員が移住し、生産性を向上させながら自然豊かな環境で仕事と子育てを両立できるのが大きなメリットです。
地方型サテライトオフィスは、テレワークで業務を完結させることができるIT企業に多く取り入れられています。
サテライトオフィスと支社・支店の違いは、規模と利用目的にあります。支社・支店は規模が大きく、業務全般を行なうための備品が整備されています。一方、サテライトオフィスは規模が小さく、必要最低限の備品を備えていることが特徴です。
つまり、本社・支社・支店以外でも行える業務を対象とした小規模なオフィスがサテライトオフィスです。
さらに、支社・支店は設置する際に法務局で商業登記を行う必要がありますが、サテライトオフィスにはその必要がありません。
リモートワーク・テレワークは働き方の名称で、サテライトオフィスは働く場所を指します。
リモートワーク・テレワーク自体には、大きな意味の違いはありません。違いがあるとすれば、それは名称の利用シーンや、明確な定義の有無に関係します。国や自治体といった公的機関で使用されるのは「テレワーク」、その他の場所で使用されているのが「リモートワーク」になります。
また、リモートワークには明確な定義がありません。しかし、テレワークには、国土交通省が定めた1週間に8時間以上・職場以外で情報通信技術（ICT）を使って仕事をする人という定義があります。
現代では、両者はしばしば同じ意味で使用されますが、サテライトオフィスを利用する人は通常、テレワークに分類されます。
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サテライトオフィスは、設置する場所だけでなく、契約形態によっても様々なタイプがあります。契約形態によって利用者が自社の社員だけに限られないこともあり、利用方法は契約に応じて調整することが大切です。
自社専用
自社専用契約によるサテライトオフィスは、自社およびグループ社員のみが利用できる場所となります。
セキュリティ面がしっかりと保全されており、機密情報を扱う場所としても利用できます。
これにより、営業社員が本社に戻らずとも情報共有や作業が可能となり、非常に便利です。自社専用契約では、自社専用として事業所とは別の場所に設けられる場合と、事業所内に別のスポットオフィスとして設けられるケースがあります。
他社と共有
他社と共有されるサテライトオフィスは、自社の社員以外も利用できます。契約主や所有者と、企業・個人事業主・フリーランスの人などが一定の契約を結ぶと、共有のオフィスとして利用できます。
これらはシェアオフィスやコワーキングスペースとも呼ばれ、女性専用やキッズスペース完備のタイプなど、様々な種類があります。自社専用のものとは異なり、外部の人と交流できるのがメリットですが、使用時の混雑や機密情報の取り扱いに注意が必要です。
サテライトオフィスは設置場所や契約形態によって様々な役割を果たします。利用するメリット・デメリットを見ていきましょう。
まずは、サテライトオフィスのメリットから解説していきます。
時間の有効活用とコスト削減
これまで本社への通勤に時間がかかっていた社員の通勤時間や通勤費用の削減に繋がります。また、小規模サテライトオフィスであれば、支社や支店を設けるよりも、低コストでの運営が可能です。
都市部に設けられたサテライトオフィスは、営業拠点としても機能します。外回りをしている社員が、本社へ立ち寄らずに帰宅できるため、時間の有効活用と余分なコスト削減ができます。
社員のワークライフバランスがとりやすい
サテライトオフィスの設置により、育児や介護中の社員にとってもワークライフバランスが取りやすくなります。急な仕事であっても、サテライトオフィスがあれば、本社まで出社する必要がないため、対応が可能になります。
働きやすさは離職率の低下にも繋がるため、社員が気兼ねなく働ける環境作りとしても、取り入れられています。
地方に在住している優秀な人材を取得できる
地方にサテライトオフィスを設けることで、都市部では働くことができなかった優秀な人材確保に繋がります。また、いきなり地方へサテライトオフィスを設けることに抵抗のある企業のために、現在総務省が「おためしサテライトオフィス」という事業を行なっています。
「おためしサテライトオフィス」とは、総務省が地方公共団体と連携して実施している事業です。地方公共団体内にサテライトオフィスを開設し、都市部の企業や団体に、一定期間お試しでサテライトオフィスを利用できるというものです。実際の土地や環境、都市部から移住する社員が馴染めるかなど、事前に検討することができます。
いきなり地方へサテライトオフィスを設けるよりもリスクが下がるのに加え、サテライトオフィスを設ける際の改良点なども把握できるため、「おためしサテライトオフィス」は有用な事業といえるでしょう。
災害時のリスク軽減
サテライトオフィスを設けることは、企業のBCP（事業継続計画）対策にも繋がります。自然災害やテロなどにあった場合に、事業の継続・早期復旧させるための計画が必要です。
東日本大震災の際、停電や交通網の麻痺により、事業の継続や早期復旧が困難でした。過去を教訓に、万が一の事態への備えてリスクを分散すると、事業の継続や早期復旧が容易になります。
地方の活性化
地方にサテライトオフィスを設けることで、新たな雇用が生まれます。雇用が生まれると、都市部から移住をして働く人や違う地域から働きに来る人も増えるため、サテライトオフィスが設置された地域の活性化に繋がります。
様々なメリットのあるサテライトオフィスですが、デメリットも存在します。デメリットも知った上で、サテライトオフィスの設置・利用を検討するのがおすすめです。
本社とのコミュニケーションロスが起こる可能性がある
本社と同様の設備が整えられていますが、サテライトオフィスは本社とは異なります。社員同士のコミュニケーションが減少すると、本社とサテライトオフィスの社員間でコミュニケーションロスが生じる可能性があります。
コミュニケーションロスは、チームの一体感の薄まりに繋がりかねません。オンライン会議ツールに加え、バーチャルオフィスツールなどを活用し、社員間の自由なコミュニケーションを促進する仕組みづくりが重要です。
導入コストがかかる
サテライトオフィスの設置には導入コストが発生します。導入コストをかけてでも、そのメリットがコストを上回るかどうかを慎重に検討する必要があるでしょう。
さらに、社員がサテライトオフィスの活用方法を知らない場合、設置しても利用する社員が少なくなる可能性があるため、その設置や活用方法を周知することが重要です。
情報漏洩リスクがある
自社専用サテライトオフィスは情報漏洩リスクが低いものの、他社と共有するサテライトオフィスを利用する際は、情報漏洩のリスクが高まります。
重要書類をデスクの上に出しっぱなしにしない・PCを作業中の画面のまま離席しないなど、セキュリティ対策が重要です。セキュリティの小さな緩みでも、企業にとっては大きな損害をもたらす可能性があります。
業務管理と評価が難しくなる
社員が異なる場所で働くため、業務管理や評価が難しくなることがあります。サテライトオフィスを使用している社員の仕事ぶりを把握するためにも、勤怠管理ツールや仕事の進捗情報を管理するツールなどを、上手く活用しましょう。
ツールを効果的に活用することで、目の届かない社員の仕事ぶりを把握し、生産性を向上させることができます。
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サテライトオフィスには多くのメリットがありますが、いくつかのデメリットも存在します。しかし、適切な利用によって、これらのメリットを最大限に活かすことができます。すでにサテライトオフィスを効果的に利用している企業の事例を参考にして、それらの利点を自社でも導入してみましょう。自分の勤務先にサテライトオフィスがある場合は、ぜひその利用を検討し、新しい働き方を体験してみてください。この新しい働き方により、あなたのワークライフバランスにも好影響がもたらされるかもしれません。
MID POINTは東京・神奈川に全8拠点展開しているシェアオフィスです。(記事執筆時点)
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2023年3月にオープンし、京王新線「幡ヶ谷」駅より徒歩1分という好立地に位置するオフィスです。新宿へのアクセスも良く、従業員が集まる起点にもなります。
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